Tüm dünyanın hızla ve belki de kendilerine biçtikleri süreden çok daha kısa bir sürede dijitalleştiği şu dönemde insan kaynaklarının geleneksel yöntemlerle devam ettiğini söylemek yersiz olur. Son 10 yıldır zaten dijitalleşmenin ana başlıklarından biri olan “Çalışanları Yetkin Kılma ve Kaynaklarla Donatma” konusu dijitalleşmeyi ana konusu edinmiş şirketlerin pek çoğunun belirlediği gündemlerden biri. Son yılların getirdiği önceliklere ve gelecekte bizi bekleyen ihtiyaçlara bakarak insan kaynakları departmanlarının sahip olması gereken dijitalleşme araçlarını tahmin etmek çok zor olmasa gerek. Bu kapsamda birçok araştırma şirketi ve analist raporları her yıl insan kaynakları yazılımlarını değerlendirerek birbirlerine göre iyi ve gelişime açık yönlerini müşterilerinden aldıkları geribildirimlere dayanarak açıklıyor ve satınalma yapmayı planlayan şirketlere bu yöntemle yardımcı olmaya çalışıyor. Ben de satın alan insan kaynakları profesyonellerine yardımcı olmak amacıyla insan kaynakları yazılımı satın alırken gelecekteki ihtiyaç ve riskleri de gözeterek nelere dikkat etmelerinin avantajlarına olacağı konusunda bilgi vermek istedim. Bir İK yazılımında aramamız gerekenleri 10 başlıkta inceleyeceğim, keyifli okumalar dilerim.
1.Yazılım tek bir modülden ibaret olmasın, birden fazla modülle birden fazla konuya bütünleşik olarak yanıt versin.
Yazılımlarla ilgili en önemli konu başlığı uygulamayı kullanan insanların ortak bir deneyime sahip olmasıdır. Birden fazla farklı yazılımdan farklı modüller almanız durumunda bu yazılımları birbirleriyle entegre etmeniz gerekir. Bu hem zaman hem efor gerektireceği gibi aynı zamanda kullanıcılara her bir ürün için farklı bir kullanıcı deneyimi sunmanız anlamına gelir ki bu da çalışanlarınız için kafa karıştırıcı bir deneyime neden olabilir. Her bir yazılımın kendine has kuralları, menülerini öğrenmek ve ara yüzüne alışmak gereksiz bir efor olarak sayılabilir.
2.Yanıt veremediği alanlarda konusunda uzman yazılımlarla entegre olabilsin.
Bazı durumlarda yazılımlar bazı konulara ya hiç yanıt veremez ya da istenildiği esneklikte yanıt vermekte zorlanır. Böyle bir durumda tek bir modülü alanında uzman bir başka yazılım sağlayıcıdan almanız gerekebilir. Mesela işe alım aracınız her şeyi kapsamıyorsa, kapsamadığı fonksiyonları sadece bu fonksiyonlarda çalışan bazı başka araçlarla desteklemeye çalışabilirsiniz, örneğin video mülakat yapmak istiyorsanız ve yazılımınızda bu özellik yoksa bunu gerçekleştiren alanında uzman başka yazılımları alarak bütünleşik bir şekilde kullanmak isteyebilirsiniz. Burada dikkat etmeniz gereken iki uygulamanın mümkünse çift yönlü entegre olabilmesi ve verinizin ana uygulamada toplanıyor olmasıdır. Unutmayın, yeni dönemin en önemli konusu izinli bir şekilde topladığınız veri olacak, o nedenle verinizi hiçbir zaman başka bir platformda bırakmak istemezsiniz.
3.Yazılımın yeni versiyonuna geçmek fazla efor ve bütçe gerektirmesin.
Sadece insan kaynakları değil tüm yazılımların en çok zaman ve efor alan kısmı ilk kurulum ve sonraki büyük güncellemelerdir. Yazılımlara yapılan yatırımın çok yüksek oranlara çıkması artık yazılımlara çok sık yenilik gelmesi anlamını taşıyor. Peki her bir güncellemede yeniliklere upgrade olmak için eskiden olduğu gibi büyük bir proje yaparsak sizce yazılımlara yapılan zaman ve para yatırımını çıkarmamız mümkün olabilir mi? Elbette hayır. Bu nedenle, güncellemeleri kolay yönetilebilen hatta bazı dönemlerde otomatik güncelleme alan, yılda en az birkaç majör güncelleme yayınlayan yani kendisini sürekli yenileyen bir ürüne yatırım yapmaya ve yenilikleri kolaylıkla alarak ürünün sürekli son versiyonunda kalmanıza olanak tanıyan bir yazılımı tercih etmeye çalışın.
4.İnsan kaynakları kendi başına rapor alabilsin, süreçlerde değişiklik yapabilsin; bunun için IT’ye gitmek zorunda kalmasın.
Söz konusu IT olunca, birden fazla departmandan sürekli talep yağmuruna tutulan bir departman tanımı yapsak yersiz olmaz sanıyorum. Güncel yazılımların hedeflediği kolaylık, iş birimlerinin bu yazılımları kendi kendilerine yönetebilmelerini ve IT’nin üzerindeki operasyonel ve bakımla ilgili yükleri ortadan kaldırmak diye özetleyebiliriz. Yazılımı seçerken iş birimlerindeki kullanıcıların herhangi bir IT bilgisine sahip olmadan, yazılımla ilgili eğitimleri tamamladıktan sonra önyüzler, basit admin ekranları üzerinden, koda hiç dokunmadan sistem bakımı, revizyonu ya da süreçlerde tasarım yapabileceği bir ortam olup olmadığına dikkat etmeniz iyi olacaktır.
5.İşveren markanızı temsil etmenizi sağlayacak çalışan ve aday dostu fonksiyonlara sahip olsun.
Bundan 10 yıl önce çalışan markasının önemi, işe alım süreçlerinde sosyal işe alıma doğru adım atılmasının kurumların faydasına olduğunu anlattığımızda daha oraya çok yolumuz var diye yanıt alırdık; ancak son yıllarda bu durum dramatik bir hızla değişti. İsmi en bilinen kurumlar dahi aradıkları yetenekleri bulmakta ve elde tutmakta zorlanır oldular, özellikle bazı sektörlerde ciddi bir yetenek göçü olduğunu söylemek yanlış olmaz. Bu kapsamda bir yazılımın size işveren markanızı yönetmek açısından da olanak tanıması oldukça önemli. İşveren markasının önemli bacaklarından biri olan aday deneyimi boyutunda adayın tüm işe alım süreci boyunca deneyimini artırabilecek uygulamalara olanak tanıması, çalışanlarınızın ağları üzerinden onlara benzeyen adaylara ulaşabilme imkanına sahip olması, bir başka deyişle sosyal kaynak bulma yöntemlerine açık olması öncelikle dikkat edebileceğimiz konular olarak sayılabilir. Yine işveren markasının çalışan deneyimi kapsamında şeffaf bir performans ve yetenek yönetimi sürecine imkan tanıması, gelişim olanaklara erişimi artırması ve takdir, ödüllendirme gibi konuları sürece dahil etmemizi kolaylaştırması tercih nedeni olacak diğer başlıklar arasında sayılabilir.
6.Mutlaka bir verimlilik ve işbirliği aracı içersin.
Son yıllarda kullanıcılar sosyal medya kullanımına o kadar alıştı ki, servis sağlayıcılar kullandığımız ortamlara daha sık girmemizi ve içeride daha çok kalmamızı sağlayacak araçlara ciddi yatırımlar yapmaya başladılar. Aslında benzer bir durum İK yazılımları için de geçerli. İK’nın çalışanları ile iletişim kurduğu, çalışanların işe alımdan, kariyer yönetimine ve eğitim seçimine kadar her şeyi üzerinde gerçekleştirdiği bu platformların mutlaka bir işbirliği ortamı, kurum içi kapalı devre sosyal medya aracı, iletişim ve mesajlaşma platformu gibi çalışabilmesi gerekir. Bu hem çalışanların burayı daha etkin kullanmasına hem de İK’nın bu ortamdan daha fazla faydalanabilmesine olanak tanır. Dolayısıyla önemli seçim kriterlerinden biri de verimlilik ve işbirliği konusunda çalışanlarınızı destekleyebilecek bir ortamı sağlamak olabilir.
7.Kolay kullanılsın, bu yönüyle sosyal medya araçlarını aratmasın.
Siz ne kadar iyi süreçler tasarlarsanız tasarlayın, önyüz her şeydir, süreçlerinizin tüketilmesi ancak basit ve kolay anlaşılır bir önyüz sayesinde mümkün olabilir. Son yıllarda tüm kullanıcılar interneti ve mobil uygulamaları çok etkin şekilde kullanıyorlar. Bir sosyal medya ya da e-ticaret kullanıcısı her bir sayfada en fazla 5 saniye beklemeye tahammül edebiliyor, herhangi bir uygulamayı indirip karmaşık bulursa asla kullanmıyor. İşte de durum aslında farklı değil, işte bize sunulan uygulamaları kullanmamız zorunlu olsa da burada geçirdiğimiz zaman tamamen o uygulamanın kullanıcı deneyimi ile ilgili. Basit, öğrenmenin fazla efor gerektirmediği ve işe yarayan uygulamalar günümüzde çalışanların üzerinde çalışmayı en çok tercih ettikleri uygulamalar oluyor.
8.AI fonksiyonalitesine yatırım yapsın, İK verisini geleceği tahmin etmekte kullanmamıza olanak tanısın.
Bir şirkette en fazla veriyi toplayan departman genellikle insan kaynakları departmanıdır. Büyük veri söz konusu olduğunda İK’nın eline kimse su dökemez desek yeri. Peki elimizdeki bu büyük ve temiz veriyi doğru kullanabiliyor muyuz? Doğru kullanmak derken şirketimizin ve çalışanlarımızın faydasına sonuçlar üretecek şekilde kullanabiliyor muyuz? Geleceğin yetenek ihtiyaçlarını, stratejik planlarımıza göre nasıl bir işe alım stratejisi belirlememiz gerektiği, çalışanlarımızın hangi yeteneklerine yatırım yapmamız gerektiği gibi konularda tahminleme yapmak İK verisiyle yapabileceğimiz tahminlerden sadece bazıları. Yatırım yaptığımız yatırım bize sadece veriyi toplamak değil aynı zamanda bu veriyi yönetmek ve bu veri üzerinden AI algoritmalarını kullanarak tahminleme yapma imkanı sunabilirse kurumumuzu ve insan kaynakları süreçlerimizi rakiplerimizden bir adım öteye taşımamıza yardımcı olur.
9.KVKK gibi lokal ve GDPR gibi global regulasyonlara çözüm sunabilsin.
Geçtiğimiz yıllarda yayımlanan sayısız regulasyon son kullanıcı ve çalışanlar olarak bizlerin haklarını korurken, IT dünyasında ciddi bir transformasyon ihtiyacını da beraberinde getirdi. Geçmişte kullanılamayacak kadar veriyi toplamak esasken şu anda veriyi toplayan ve işleyene birçok yükümlülük getirilmesi toplanan verinin miktarını düşürürken niteliğini artırdı. Bu kapsamda yazılımların Türkiye’de KVKK gibi genel regulasyonların yanısıra farklı sektörlerin kendine özgü ek kanun ve regulasyonlarının getirdiği kısıtlamalara yanıt verebiliyor olması çok önemli. Topladığınız özgeçmişleri tutma süreniz, bir çalışan sizden bilgilerinin silinmesini istediğinizde o çalışanın verilerinin nerede durduğunu raporlayabilmeniz gibi birçok konu yazılımların size sunabileceği çözümler arasında mutlaka yer almalı.
10.Türkiye’de ve proje yapacağınız diğer ülkelerde ekosistemi olsun.
Bir yazılımı en sağlıklı ve verimli şekilde kullanmanızı sağlayan etken onu nasıl projelendirerek uyguladığınızdır. Bu kapsamda direkt satın aldığınız şirketten proje danışmanlığı alamıyorsanız ki genelde bu bütçeler açısından yönetilebilir bir opsiyon olmuyor, o zaman o yazılımın bölgenizdeki iş ortağı ekosisteminin güçlü olmasına özen gösterin. Nish bazı yazılımlar çok pratik uygulamalarla ana firmaları tarafından projelendirilebiliyor ancak uçtan uca global yazılımlar genellikle iş ortakları üzerinden proje danışmanlığı hizmeti veriyor. Genellikle de firmanın sertifikasyo sürecinden geçmiş, daha önce sayısız proje yapmış iş ortaklarından Türkiye şartlarında yönetilebilir maliyetlerle proje desteği alabiliyorsunuz, seçtiğiniz yazılımın danışmanlık projesi kapsamında ya ana firma tarafından danışmanlık verebilmesine, ya da bu olamıyorsa Türkiye’de yaygın bir ekosistemi olmasına özen gösterin. Belirttiğim gibi danışmanlık projenizin başarısı kilit bir başarı faktörü, buna ek olarak müşterilerin başarı hikayeleri, best practice dediğimiz en başarılı iş sonuçlarını üreten uygulama biçimleri konusunda bir bilgi transferi de yine satınalma yaparken aramanız gereken özellikler arasında sayılabilir.
